Klantverhaal · Rietveld Logistics
Van maanden naar één dag.
Rietveld Logistics automatiseerde de verwerking van inbound orders eerst met een externe partij. Dat duurde maanden, en elke aanpassing liep via die partij. Nu bouwt het team de workflows zelf.
- 1 dag
- voor een workflow die eerder maanden kostte
- 4 systemen
- gevoed vanuit één binnenkomende order
- Paar uur
- om een nieuwe klant te automatiseren
Elke order is anders
Bij een inbound order komt veel binnen: paklijst, commercial invoice, bill of lading, analysecertificaten. Soms als losse pdf’s, soms als één pdf, soms in Excel. En ook de mail zelf bevat vaak informatie.
Een eerdere automatisering met een andere partij werkte wel, maar had een lange aanlooptijd. De automatisering lag bij die partij, waardoor aanpassen veel tijd kostte of vrijwel onmogelijk was.
Een van de lastigste cases, in één dag
Eén klant levert alles aan in één gecombineerde pdf, soms gescand. Daarin staan meerdere containers, met batches die over die containers zijn verdeeld. Die verdeling moet kloppen, zodat in het WMS duidelijk is wat er aankomt.
Met een andere partij kostte deze klant enkele maanden. Met StencilFlow stond de volledige workflow binnen één dag, en werkend.
Vanuit die ene pdf
- Het WMS weet wat er aankomt
- In het douanesysteem staat een draft-aangifte klaar
- Het terminalsysteem kan de containers tracken
- In Portbase wordt de lading alvast voorbereid
“In sommige gevallen is het ook nog een gescande pdf, met koffievlekken en alles erop en eraan.”
Als iets niet klopt
Klantgegevens zijn niet altijd compleet, en documenten spreken elkaar soms tegen. Het reviewscherm laat in één oogopslag zien welke verplichte gegevens ontbreken en welke controles niet goed gingen. Bijvoorbeeld of het gewicht op de BL klopt met de commercial invoice of de pakbon.
Ernaast staan de brondocumenten, zodat een collega het meteen zelf kan nakijken, kan aanvullen en de order kan doorsturen. Zo komt er geen foute informatie in de systemen.
Op de achtergrond, tot het nodig is
Gaat alles goed, dan worden alle systemen automatisch gevoed en hoeft niemand ernaar te kijken. Moet er wel iemand naar kijken, dan krijgt de gebruiker een mail en klikt door naar de juiste order. Ook het dashboard toont per type order wat er nog openstaat.
Van schakel naar bouwer
Voorheen was de Process Optimization Manager de schakel tussen de operatie en de externe partij. Nu worden aanpassingen en workflows direct zelf gemaakt, getest en in productie genomen zodra ze werken.
Rietveld werkt met twee bouwers, die alles mogen aanpassen in test en productie. Operationele collega’s zien alleen de workflows en orders waar zij iets mee moeten.
“Ik ben het werk een stuk leuker gaan vinden. Waar ik voorheen op externe partijen moest wachten, kan ik het nu eigenlijk allemaal zelf, in eigen beheer, aanpassen.”
Collega’s denken weer mee
Verbeterideeën stokten vroeger vaak: het zou te lang duren of te duur zijn. Nu komen operationele collega’s sneller met verbeteringen, omdat ze merken dat die ook snel worden opgepakt.
Ook nieuwe klanten zijn geen spannend moment meer. Hoe ze hun informatie aanleveren maakt niet meer uit: Rietveld vraagt een paar voorbeelden en bouwt daar de workflow omheen, binnen een paar uur. Waar het team vroeger soms dacht “dat doen we gewoon handmatig”, wordt het nu geautomatiseerd.
Veel kracht, maar geen black box
Zoveel bouwkracht vraagt om verantwoordelijkheid. De StencilFlow-agent werkt binnen vaste grenzen en doet alleen waartoe die bevoegd is. Het hele proces staat schematisch in beeld, de StencilFlow-agent legt uit wat er gebeurt en past alleen het gevraagde deel aan.
Testen gaat met echte historische orders. Na een wijziging controleert de StencilFlow-agent of die orders nog hetzelfde resultaat geven, en krijgt het team een overzicht. Zo blijkt meteen of er iets ongewenst is veranderd.
“Alles wat gebouwd wordt, is geen black box maar eigenlijk een white box.”
Waarom StencilFlow
Rietveld vergeleek meerdere AI-oplossingen. Doorslaggevend was dat het team alles zelf kan: van de ordertypes en het reviewscherm tot de controles en API-koppelingen. Bij andere partijen zitten die mogelijkheden misschien wel in het systeem, maar doet de leverancier de inrichting, waarbij de snelheid en flexibiliteit die StencilFlow biedt niet haalbaar is.